Ho avuto l’esigenza di inserire in un PDF firmato digitalmente un URL usando un servizio di accorciamento (come BitLy) che permettesse di scaricare il documento stesso e quindi di verificarne la firma.

Problema: usando servizi di condivisione dei file quali iCloud o Dropbox (versione gratuita) non si può sapere in anticipo quale URL verrà assegnato al documento da condividere e non si può neanche personalizzarlo (la seconda opzione c’è in Dropbox a pagamento); inoltre l’indirizzo generato da Dropbox è piuttosto lungo. Infine, il PDF non si può modificare successivamente altrimenti si invalida la firma stessa. Non è possibile perciò scrivere in anticipo, nel testo del documento da esportare, l’indirizzo da cui verrà condiviso.

Quindi non sarebbe normalmente fattibile scrivere il documento, esportarlo in PDF e firmarlo, generare il link di condivisione e in un secondo momento aggiornare il documento stesso.

Soluzione semplice: sfruttare un proprio spazio hosting in modo da decidere in autonomia l’indirizzo del documento. Se però non si dispone di uno spazio web, o non si vuole usarlo per tale scopo e si ha bisogno anche di tenere sotto controllo gli accessi al documento, come si può procedere?

Premessa per la soluzione: iCloud non è certo che mantenga gli indirizzi di condivisione se si sostituisce il file in un secondo tempo. Dropbox invece, a certe condizioni, non verifica il contenuto del file (tranne per la scansione automatica anti virus), ma tiene conto solamente del nome. La condizione però indispensabile è che il file venga sostituito direttamente in fase di salvataggio dal programma di firma digitale dopo aver generato il PDF definitivo, non copiandoci sopra un altro documento con lo stesso nome! NB: tutto questo su Mac, non metto la mano sul fuoco che su altri sistemi operativi funzioni alla stessa maniera.

Pertanto la procedura è:

• Redigere il documento da firmare
• Esportarlo in PDF
• Metterlo in Dropbox e creare il link di condivisione
• Andare su BitLy, creare un indirizzo breve che rimanda all’URL di Dropbox ed eventualmente generare anche il QR
• Riaprire il documento iniziale, aggiungere l’URL accorciato di condivisione e il QR nel testo
• Esportare nuovamente in PDF (salvando fuori da Dropbox) con lo stesso nome
• Aprire il programma per la firma digitale
• Firmare il documento e al momento di salvarlo farlo direttamente nella directory di Dropbox, sovrascrivendo il PDF di prima con lo stesso nome

A questo punto potrete dare l’indirizzo accorciato o il QR per condividere il file e dentro il vostro account BitLy potrete verificare quando viene scaricato.
Questo fa sì che anche se aveste bisogno di inviare il PDF tramite messaggistica o social che rischiano di compromettere la firma perché comprimono il file o effettuano qualche altra modifica (cosa che non succede via email), dall’altra parte potranno scaricare l’originale e verificare la firma con uno dei tanti strumenti gratuiti online, oltre che con un programma di gestione delle firme digitali.